Gotov softver ili softver po meri: kako doneti odluku

Gotov softver je dobar kandidat kada pouzdano pokriva vaš proces. Razvoj po meri vredi razmotriti kada važan deo poslovanja traži prilagođavanje koje postojeći alati teško podržavaju. Između tih opcija često postoji i treća: povezivanje programa koje već koristite i izrada samo dela koji nedostaje.

Odluku počnite opisom jednog konkretnog procesa. Na primer: prijem zahteva, priprema ponude, odobrenje i prosleđivanje u realizaciju. Zatim proverite gde nastaju zastoji i koliko često se dešavaju.

Tri opcije koje vredi uporediti

Opcija	Kada je razumna za razmatranje	Šta posebno proveriti
Gotov proizvod	Proces je uobičajen, a ključne funkcije već postoje	Podešavanja, dozvole, izvoz podataka i ograničenja paketa
Integracija postojećih alata	Svaki alat radi svoj deo, ali zaposleni prenose podatke između njih	Dostupnost API-ja, pravila razmene, greške i podrška dobavljača
Softver po meri	Poslovna pravila, uloge ili način rada traže posebnu aplikaciju	Obuhvat prve verzije, održavanje, dokumentacija i odgovornost za razvoj

Pre naručivanja novog sistema proverite i da li su postojeće funkcije pravilno podešene. Problem može biti u dozvolama, nejasnim pravilima ili nedovoljnoj obuci. U tim situacijama dodatna aplikacija može samo preneti isti problem na drugo mesto.

Testirajte stvaran tok rada

Izaberite nekoliko reprezentativnih slučajeva. Uključite običan zahtev, izuzetak, povratak na doradu i korisnika sa ograničenim pristupom. Prođite kroz njih u kandidatu za rešenje i zabeležite svaki ručni korak koji ostaje.

Ilustrativni primer: prodaja priprema ponudu u tabeli, menadžer je odobrava emailom, a administracija ponovo unosi stavke u poslovni program. Prvo proverite da li postojeći program podržava ponude i odobrenja. Ako podržava, možda je potrebno uvođenje te funkcije. Ako ne podržava, sledeće pitanje je da li se mali portal može povezati sa njim. Potpuna zamena sistema je zasebna odluka.

Za svaku važnu razliku napišite poslovnu posledicu: dupli unos, pogrešan podatak, čekanje ili nemogućnost kontrole pristupa. Tako dobijate osnov za prioritete.

Uporedite ukupne troškove

Za isti period, na primer tri godine, zabeležite stavke koje se odnose na svaku opciju:

• početno podešavanje ili razvoj;
• migraciju i sređivanje podataka;
• pretplate, licence i infrastrukturu;
• integracije i njihovo održavanje;
• obuku korisnika i podršku;
• očekivane izmene i izlazak iz rešenja.

Kod gotovog proizvoda proverite šta se dešava kada poraste broj korisnika ili obim podataka. Kod razvoja po meri proverite ko održava aplikaciju, kako se prijavljuju problemi i šta ulazi u ugovorenu podršku.

Uštede računajte iz svog procesa. Ako pretpostavljate da će novi sistem skratiti posao, izmerite sadašnje trajanje i proverite pretpostavku na malom uzorku pre nego što je pretvorite u poslovni plan.

Podaci, kod i mogućnost promene partnera

Zatražite dogovor o pristupu podacima, formatu izvoza, administratorskim nalozima i tehničkoj dokumentaciji. Kod softvera po meri ugovor treba da odredi prava na izvorni kod i način predaje. Sama oznaka „po meri“ ne objašnjava te uslove.

Razmotrite i prestanak saradnje: da li drugi tim može da nastavi održavanje i šta mu je potrebno da pokrene aplikaciju. To su teme za dogovor na početku projekta.

Kako izabrati prvi korak

Za početak izdvojite jedan proces, nekoliko tipičnih slučajeva i kriterijume prihvatanja. Zatim uporedite opcije na istom zadatku. Ako je potreban razvoj, prva verzija treba da omogući upotrebljiv tok rada sa početkom i krajem.

Sledeći vodič pokazuje kako pripremiti zahtev za izradu softvera. Naš razvoj softvera i integracija može obuhvatiti novi alat, povezivanje postojećih sistema ili njihovu modernizaciju, zavisno od onoga što procesu zaista treba.